Wil je minder administratie en meer tijd voor je klanten? Lees dan verder.
Het is vijf uur. Je klanten zijn geholpen, de telefoon is eindelijk stil. En dan begint het andere werk: mails wegwerken, facturen inboeken, achter een betaling aan, een offerte die nog de deur uit moet. Thuis zit je 's avonds nog even achter de laptop, want anders loop je morgen achter.
Of je nu een administratiekantoor, makelaardij, advocatenpraktijk, installatiebedrijf of ander kantoor in Groningen hebt: de administratie groeit altijd harder dan je denkt. In dit artikel lees je waar je tijd naartoe gaat, en hoe je een groot deel daarvan vanzelf kunt laten lopen, zonder dat je er technisch voor hoeft te zijn.
Waar gaat je tijd eigenlijk naartoe?
Schrijf eens een week op wat je doet naast je echte werk. Bij de meeste kantoren komt hetzelfde lijstje terug:
- mails lezen, doorsturen en beantwoorden, vaak met steeds hetzelfde antwoord;
- gegevens overtypen, van een mail of formulier naar je klantenbestand of boekhouding;
- inkoopfacturen downloaden, controleren en inboeken;
- herinneringen sturen voor facturen die niet betaald zijn;
- offertes maken, telkens vanaf een oud voorbeeld;
- bellen en terugbellen om informatie op te vragen die er eigenlijk al had moeten zijn.
Het zijn allemaal kleine klusjes. Maar bij elkaar zijn het al snel uren per week, en het zijn precies de klusjes die je het liefst overslaat.
1. Stop met overtypen
Overtypen is het meest zonde van je tijd. Een klant vult een formulier in, jij zet het in je klantenbestand, daarna in je planning en daarna nog eens in je boekhouding. Elke keer kan er een foutje insluipen. Laat gegevens één keer binnenkomen en zorg dat ze vanzelf op de juiste plek terechtkomen: een aanvraag via je website gaat meteen in je CRM, met alle informatie die je nodig hebt.
2. Laat inkoopfacturen zichzelf inboeken
Facturen komen binnen via de mail, als pdf, als foto of via een portaal. Ze een voor een openen, controleren en overtypen in je boekhoudpakket kost veel tijd. Tegenwoordig kan een systeem een factuur lezen, de leverancier, het bedrag en de btw herkennen en hem klaarzetten in je boekhouding. Jij controleert alleen nog of het klopt. Lees meer over factuurverwerking automatiseren.
3. Laat betaalherinneringen vanzelf gaan
Achter je geld aan zitten is vervelend werk, en het schiet er vaak bij in. Gevolg: facturen blijven weken openstaan. Een automatische herinnering die op een vast moment na de vervaldatum vriendelijk wordt verstuurd, zorgt dat niemand vergeten wordt. Betaalt een klant, dan stopt het vanzelf. Jij hoeft alleen nog in te grijpen als er echt iets aan de hand is.
4. Werk met vaste antwoorden en één gedeelde inbox
Krijg je steeds dezelfde vragen? "Welke stukken moet ik aanleveren?", "Wat zijn jullie openingstijden?", "Is mijn aangifte al binnen?" Maak voor de meest gestelde vragen een vast antwoord dat je met één klik verstuurt. Werk je met meer mensen, gebruik dan één gedeelde inbox waarin je ziet wie wat oppakt, zodat een mail niet blijft liggen of door twee mensen wordt beantwoord.
Een stap verder: mails automatisch laten sorteren. Een factuur gaat naar de administratie, een nieuwe aanvraag naar degene die offertes maakt, een klacht meteen naar de eigenaar.
5. Maak offertes vanuit een vaste opbouw
Elke keer een oude offerte openen, de naam vervangen en hopen dat je niets vergeet: dat kan slimmer. Met een vaste opbouw vul je alleen de klantgegevens en de werkzaamheden in, en de rest gaat vanzelf. Daarna kan het systeem ook de opvolging doen, zoals een herinnering als de klant na een week nog niet heeft gereageerd.
6. Begin klein: kies één proces
Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Kies het klusje dat je het meest irriteert of de meeste tijd kost, en begin daar. Werkt dat, dan pak je het volgende aan. Zo verandert er niet te veel tegelijk voor je team, en zie je snel resultaat in je eigen agenda. Wil je weten welke processen zich het best lenen? Lees meer over bedrijfsprocessen automatiseren.
Betrek je team er vanaf het begin bij. Zij weten precies waar het werk blijft hangen, welke stappen dubbel gebeuren en welke uitzonderingen er zijn. Vraag ze een week lang bij te houden wat ze telkens opnieuw doen. Dat lijstje is vaak de beste startplek, en het zorgt ervoor dat de nieuwe manier van werken ook echt wordt gebruikt.
7. Zie in één oogopslag hoe het ervoor staat
Veel tijd gaat ook op aan zoeken. Waar staat dat dossier? Heeft die klant al betaald? Wie heeft die aanvraag opgepakt? Als alle informatie op één plek staat, met een duidelijk overzicht van openstaande taken, facturen en aanvragen, hoef je dat niet meer bij elkaar te zoeken in mappen, mails en spreadsheets. Een eenvoudig dashboard laat je elke ochtend zien wat er die dag moet gebeuren en waar iets blijft hangen. Dat geeft rust, ook voor je team: iedereen weet wat er van hem verwacht wordt, en niemand hoeft meer te vragen hoe het met iets staat.
Wat kost minder administratie?
Bij Smarter Solution zitten administratieve workflows, factuur- en betaalherinneringen, automatische taken en interne meldingen standaard in Smarter Business, voor €799 per maand excl. btw, met een eenmalige implementatie vanaf €1.500. Heb je vooral een slimme factuur- en betaalflow nodig, dan zet je die bij Smarter Grow erbij voor €49 per maand. Bekijk alle prijzen en pakketten of plan een kennismaking om samen te kijken waar jouw kantoor de meeste tijd verliest.
