Laatst beoordeeld:
1. Wie verantwoordelijk is
Smarter Solution, werkend vanuit Groningen, Nederland, is het contactpunt en de verantwoordelijke voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven. Smarter Solution staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98589571.
Vragen over deze informatie kun je sturen naar info@smartersolution.nl of telefonisch bespreken via 06 39 22 86 11.
2. Welke gegevens we verwerken
Welke gegevens worden verwerkt hangt af van wat je op de site doet. We vragen alleen informatie die nodig is om je aanvraag te begrijpen, erop te reageren en de site veilig te laten functioneren.
- Bij een contactaanvraag: projecttype, naam, eventueel bedrijfsnaam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, contactvoorkeur, bericht en — bij telefonisch contact — een eventuele terugbelvoorkeur.
- De bevestiging dat je hebt gelezen hoe de gegevens voor de aanvraag worden gebruikt.
- Technische beveiligingssignalen, zoals een versleutelde of gehashte rate-limit-sleutel en een starttijd voor een minimale invultijd. Smarter Solution slaat daarvoor geen rauw IP-adres of gedeeltelijke formulierinhoud in een eigen database op.
- Bij interesse in een domeinnaam: de domeinnaam, je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en je bericht.
- Bij de chatassistent: je berichten, de antwoorden, het onderwerp van het gesprek en contactgegevens die je zelf in de chat noemt, zoals een e-mailadres of telefoonnummer. Deel in de chat geen gevoelige gegevens.
- Informatie die je zelf in een supportbericht meestuurt. Deel daarbij geen wachtwoorden, toegangscodes of onnodige persoonsgegevens.
- Een anonieme telling van paginaweergaven: welke pagina is geopend en of dat op een telefoon of tablet of op een computer gebeurde. Daarvoor gebruiken we geen cookie en bewaren we niets wat naar jou herleidbaar is, alleen de tellers.
- Alleen na analytics-toestemming: beperkte gebruiksgegevens via Plausible, zonder dat de applicatie naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam of berichtinhoud als analyticsgebeurtenis verstuurt.
3. Doelen en grondslagen
We gebruiken contactgegevens om een aanvraag te beantwoorden, een mogelijke opdracht voor te bereiden en afgesproken werkzaamheden uit te voeren. Afhankelijk van de situatie gebeurt dat op jouw verzoek vóór een overeenkomst, voor de uitvoering van een overeenkomst of vanwege het gerechtvaardigde belang om zakelijk contact en ondersteuning zorgvuldig af te handelen.
Chatgesprekken gebruiken we om je vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen wanneer je daarvoor zelf gegevens achterlaat, de kwaliteit van de antwoorden te controleren en misbruik te beperken. Dat gebeurt op jouw verzoek vóór een mogelijke overeenkomst of vanwege ons gerechtvaardigde belang om vragen goed en veilig af te handelen.
Technische signalen worden uitsluitend gebruikt om misbruik, overbelasting en geautomatiseerde spam te beperken. Optionele analytics worden alleen geladen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven; je kunt die keuze later intrekken.
4. Geen verborgen leadtracking
Smarter Solution verstuurt geen gedeeltelijke formuliergegevens bij het invullen, wisselen van veld, sluiten van de pagina of verlaten van de site. Een aanvraag wordt pas verwerkt wanneer je die zelf indient. E-mail- en telefoonlinks worden niet onderschept.
5. Dienstverleners en ontvangers
Voor hosting, e-mailbezorging en beveiliging kunnen leveranciers namens Smarter Solution gegevens verwerken. Het contactformulier en het domeinformulier gebruiken Resend voor het bezorgen van de aanvraag en de bevestiging. Wanneer de optionele verdeelde rate limiter is geconfigureerd, verwerkt Upstash alleen de daarvoor benodigde beveiligingssleutel en teller. Plausible wordt uitsluitend na analytics-toestemming geladen wanneer analytics technisch is ingeschakeld.
De chatassistent gebruikt OpenAI om antwoorden te maken. OpenAI ontvangt daarvoor de berichten uit het gesprek en een gehashte bezoekerscode voor misbruikdetectie, geen IP-adres. We vragen OpenAI de gesprekken niet op te slaan; OpenAI kan ze volgens de eigen voorwaarden wel tijdelijk bewaren voor misbruikcontrole. Noem je in de chat een e-mailadres of telefoonnummer, dan sturen we het gesprek via Resend naar ons eigen adres. Noem je een e-mailadres, dan sturen we daar via Resend eenmalig een bevestiging naartoe, zonder de inhoud van het gesprek.
We verkopen contactgegevens niet en delen ze niet met partijen voor hun eigen advertentie- of marketingdoeleinden. Gegevens kunnen wel worden verstrekt wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
6. Verwerking door internationale leveranciers
Sommige technische leveranciers kunnen gegevens buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte verwerken, zoals OpenAI in de Verenigde Staten. In dat geval moeten de leverancier en Smarter Solution de toepasselijke contractuele en wettelijke waarborgen gebruiken. Welke waarborgen van toepassing zijn hangt af van de gekozen leverancier, accountinstellingen en verwerkersafspraken.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren contact- en supportcorrespondentie niet langer dan nodig voor beantwoording, opvolging, uitvoering van afspraken en toepasselijke administratieve of wettelijke verplichtingen. De termijn hangt daarom mede af van de vraag of er een opdracht ontstaat en welke administratie daarbij hoort.
Chatgesprekken, inclusief contactgegevens die je daarin noemt, worden na 180 dagen automatisch verwijderd. Wil je dat eerder, stuur dan een verzoek naar het adres onderaan deze verklaring.
Een technische rate-limit-teller verloopt na het ingestelde beveiligingsvenster. De keuze voor analytics wordt, wanneer die functie is ingeschakeld, maximaal ongeveer 180 dagen in de noodzakelijke voorkeurcookie bewaard. Smarter Solution bouwt geen database met losse of verlaten formulierinzendingen op.
De anonieme tellers van paginaweergaven bewaren we per dag 90 dagen en per maand 12 maanden.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen die aansluiten op de aard van de gegevens en de concrete verwerking. Voor het contactformulier omvat dit onder meer validatie op de server, oorsprongscontrole, begrenzing van verzoeken, spamcontroles en het vermijden van persoonsgegevens in applicatielogs. Geen enkele methode biedt een absolute veiligheidsgarantie.
9. Jouw rechten
Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt.
Stuur een verzoek naar info@smartersolution.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om je identiteit zorgvuldig vast te stellen. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen en contact
We passen deze verklaring aan wanneer de website, leveranciers of gegevensverwerking veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer de inhoud voor het laatst is beoordeeld.
Vragen over deze informatie kun je sturen naar info@smartersolution.nl of telefonisch bespreken via 06 39 22 86 11.