AI-chatbot laten maken
Een chatbot die vragen beantwoordt vanuit jouw eigen informatie, ook ’s avonds, en het gesprek overdraagt aan je team zodra dat nodig is. Geen algemene praatbot, maar een assistent met één duidelijke taak.
Het korte antwoord.
Wat is een AI-chatbot?
Een AI-chatbot is een chatvenster op je website dat vragen van bezoekers in gewone taal begrijpt en beantwoordt. Anders dan een FAQ-chatbot met vaste knoppen en antwoorden, kan een AI-chatbot ook vragen aan die anders zijn geformuleerd, zolang het antwoord in de informatie staat die je hem meegeeft.
Een goede chatbot weet wat hij níét weet. Hij antwoordt alleen vanuit jouw informatie, doet geen toezeggingen die je niet wilt doen en geeft het gesprek door aan je team als een vraag daarom vraagt.
- FAQ-chatbot: vaste vragen en antwoorden, voorspelbaar en eenvoudig.
- AI-chatbot: begrijpt vrije tekst en antwoordt vanuit jouw bronnen.
- Allebei: een duidelijke route naar een mens.
Wanneer een chatbot helpt.
Een chatbot is geen doel op zich. Hij loont wanneer bezoekers vaak hetzelfde vragen of op het verkeerde moment een vraag hebben.
- 01
Dezelfde vragen, elke dag
Werkgebied, levertijd, werkwijze: je team beantwoordt ze telefonisch en per mail steeds opnieuw.
- 02
Vragen komen buiten kantoortijd
Een bezoeker wil ’s avonds weten of je hem kunt helpen en vindt het antwoord niet snel genoeg.
- 03
Bezoekers haken af voor het formulier
Een formulier voelt als een verplichting; een vraag stellen niet.
- 04
Leads zonder context
Een aanvraag bevat een naam en een nummer, maar niet wat de klant eigenlijk nodig heeft.
Wat een goede chatbot doet.
Zo bouwen we een chatbot: met een afgebakende taak, je eigen bronnen en een overdracht aan je team.
Antwoorden vanuit je eigen informatie
De chatbot gebruikt je website, veelgestelde vragen en afgesproken documenten, en verzint niets daarbuiten.
Doorvragen en doorgeven
Hij vraagt door op het probleem en vraagt om een e-mailadres of telefoonnummer, zodat je team met context kan reageren.
Overdragen aan een mens
Past een vraag niet binnen zijn taak, dan verwijst hij naar contact in plaats van te gokken.
Eerlijk over wat hij is
Bezoekers zien dat ze met een AI-assistent praten, zoals de Europese AI-verordening ook vraagt.
Afgebakend en beveiligd
Hij blijft bij zijn onderwerp, volgt geen instructies die hem van zijn taak afhalen en vraagt alleen wat nodig is.
Leren van echte vragen
Gesprekken laten zien welke vragen leven en waar je website nog tekortschiet.
De chatassistent op deze website hebben we zelf gebouwd. Hij beantwoordt vragen vanuit de informatie op de site, vraagt door op waar je tegenaan loopt en geeft je gesprek aan ons door zodra je een e-mailadres of telefoonnummer achterlaat.
Noem je een e-mailadres, dan krijg je één bevestiging, zonder de inhoud van het gesprek. Gesprekken worden na 180 dagen automatisch verwijderd. In ons privacybeleid staat precies welke gegevens de chat verwerkt.
Wat we opleveren.
Een chatbot is pas af als duidelijk is wat hij mag, waar de gesprekken heen gaan en wie ze opvolgt.
Kennis en afbakening
- De bronnen waaruit de chatbot antwoordt
- Onderwerpen die hij wel en niet behandelt
- Toon en stijl van je bedrijf
Gesprek en overdracht
- Doorvragen op het probleem van de bezoeker
- Contactgegevens vragen op het juiste moment
- Het gesprek per e-mail of in je CRM bij je team
Veiligheid en privacy
- Beperkingen tegen misbruik en spam
- Alleen de gegevens die nodig zijn
- Afspraken over bewaartermijnen
Beheer en verbetering
- Gesprekken terugkijken waar dat is afgesproken
- Antwoorden bijsturen op echte vragen
- Uitleg aan je team
AI met een mens aan de knoppen.
Woonly, onze eigen AI-mailbox voor vastgoedbeheer, en de integratie daarvan bij Smart Wonen laten zien hoe we AI een afgebakende taak geven.
Wanneer dit wel en niet past.
Belangrijke grenzen
- Een chatbot antwoordt zo goed als de informatie die hij krijgt. Ontbreekt die, dan verwijst hij door.
- AI kan zich vergissen. Daarom houden we de taak klein en blijven afspraken, prijzen en offertes bij je team.
- Een chatbot vervangt geen persoonlijk contact met klanten die dat nodig hebben.
Niet de juiste oplossing wanneer
- Bezoekers nauwelijks vragen stellen; dan is een goede FAQ-pagina genoeg.
- De chatbot zelfstandig prijzen, afspraken of toezeggingen moet doen.
- Niemand de doorgegeven gesprekken opvolgt.
Zo verloopt een traject.
Van kennismaking tot livegang in vijf heldere fasen. Per fase spreken we af wat nodig is en welk besluit volgt.
- 01
Bedrijfsanalyse & kansenkaart
We brengen doelen, klanten, processen, hulpmiddelen, informatiestromen, knelpunten, risico’s en mogelijke snelle verbeteringen in beeld.
- 02
Strategie, scope & roadmap
We kiezen prioriteiten, begrenzen het project en vertalen de gewenste verandering naar budget, fasering en bruikbare succescriteria.
- 03
Design & technische architectuur
We ontwerpen gebruikersroutes en interfaces en bepalen hoe integraties, onderhoudbaarheid, beveiliging, performance, conversie en SEO-structuur worden aangepakt.
- 04
Bouwen, koppelen & testen
We bouwen in beheerste iteraties, verbinden afgesproken systemen, testen realistische scenario’s en leggen belangrijke beslissingen vast.
- 05
Lanceren, overdragen & gericht verbeteren
We brengen de oplossing live, leggen het gebruik uit en volgen de signalen die binnen de projectafspraken betekenisvol zijn.
Wat kost een AI-chatbot laten maken?
Dat hangt af van wat de chatbot moet doen. Een assistent die vragen beantwoordt vanuit je website is een ander project dan een chatbot die gegevens uit je systemen opzoekt of afspraken voorbereidt.
De prijs hangt vooral af van de bronnen die hij gebruikt, de koppelingen met je systemen, de beveiliging en de afspraken over beheer. Reken ook op doorlopende kosten voor het AI-gebruik per gesprek en voor onderhoud.
Soms blijkt een betere FAQ of een slimmer formulier genoeg; dat zeggen we dan ook. Na een vrijblijvende kennismaking krijg je een voorstel met scope, planning en prijs.
Verder lezen.
- Oplossing
AI-agent laten maken
Voor werk dat verder gaat dan een gesprek: mail lezen, gegevens opzoeken, een concept klaarzetten.
Lees meer - Dienst
AI-automatisering & integraties
Alles over hoe we AI inzetten, met duidelijke menselijke beslismomenten.
Lees meer - Overzicht
Bedrijfsprocessen automatiseren
Van leadopvolging tot facturen: alle processen die we automatiseren.
Lees meer - Blog
AI-automatisering voor het mkb in Groningen: 7 processen om mee te beginnen
Waar begin je met AI-automatisering als mkb'er in Groningen? Zeven processen die zich goed lenen voor een eerste stap, met een medewerker die de controle houdt.
Lees het artikel - Blog
Meer aanvragen en leads via je website: van contactformulier tot opvolging
Meer leads via je website? Negen verbeterpunten, van duidelijke dienstpagina's en slimme formulieren tot een snelle, persoonlijke opvolging van elke aanvraag.
Lees het artikel
Wat is het verschil tussen een FAQ-chatbot en een AI-chatbot?
Een FAQ-chatbot werkt met vaste vragen en antwoorden die je vooraf instelt. Een AI-chatbot begrijpt vrije tekst en formuleert zelf een antwoord vanuit de informatie die je hem geeft. Een FAQ-chatbot is voorspelbaarder, een AI-chatbot flexibeler; soms is een combinatie het beste.
Kan een chatbot foute antwoorden geven?
Ja. Daarom laten we een chatbot alleen antwoorden vanuit afgesproken informatie, houden we zijn taak klein en verwijst hij door als hij het niet weet. Belangrijke afspraken, zoals prijzen en offertes, blijven bij je team.
Waar komen de gesprekken terecht?
Dat spreken we per project af: per e-mail naar je team, in je CRM of in een eigen overzicht. Op deze website gaat een gesprek naar ons eigen e-mailadres zodra een bezoeker contactgegevens achterlaat, en worden gesprekken na 180 dagen verwijderd.
Mag een chatbot persoonsgegevens verwerken?
Ja, als het nodig is en goed geregeld is. Vraag alleen wat nodig is, leg in je privacyverklaring uit wat je ermee doet en maak afspraken met de leveranciers die de gegevens verwerken.
Hoe houden jullie mensen in controle bij AI?
We spreken af welke taak AI ondersteunt, welke context daarvoor mag worden gebruikt, wie de uitkomst controleert en wie verantwoordelijk blijft. Bij belangrijke beslissingen, onvoldoende zekerheid of ontbrekende informatie moet een medewerker kunnen aanpassen, afwijzen of terugvallen op een handmatige route. AI-uitvoer wordt niet als foutloos of volledig autonoom gepresenteerd.